Stok güvenilirliği, işletmelerin ham madde, yarı mamul ve mamul stoklarından oluşan toplam malzeme envanter kayıtlarıyla fiziksel envanterin ne kadar örtüştüğünün bir ölçüsüdür. İdeal durum, tüm malzemeler için işletmenin kurumsal kaynak planlama sisteminde bulunan stok kayıt bilgisiyle (adres, miktar vb) fiziksel durumun aynı olmasıdır. Stok güvenilirliği ile ilgili performans ölçümü işletmelerin kendi özel durumlarını gözeterek belirledikleri, ihtiyaçlarıyla ve hedefleriyle uyumlu formüllerle gerçekleştirilir.
Stok güvenilirliği tedarik zinciri yönetimi kapsamındaki stok, depo, lojistik ve malzeme planlama süreçlerini etkileyen en kritik ve hassas konulardan biridir. Kurumsal kaynak planlama süreçleriyle malzeme, lojistik ve üretim yönetimini sorunsuz yapmayı ve müşteri hizmet seviyesini en üst seviyede tutmayı hedefleyen işletmeler için %100 stok güvenilirliği vazgeçilmez bir hedeftir. Stok güvenilirliğini üst seviyede muhafaza etmek tedarik zincirinde plana uyumu arttırır, maliyetleri düşürür, üretkenliği ve verimliliği artırır. Yüksek stok güvenilirliği, işletmeleri kaybedilen satışlardan ve geç teslimatlar sonucu oluşan müşterileri memnuniyetsizliklerinden korur, ciro ve kar kayıplarını engeller. Bununla birlikte yüksek stok güvenilirliği kurumsal kaynak planlama sistemine ve etkinliğine olan güveni artırır.
Birçok işletme stoklarını kontrol altında tutabilmek için toplam envanterini periyodik sayım yoluyla sayar. Bu yaklaşım etkili olmakla birlikte önemli problemleri beraberinde getirir. Çünkü toplam envanterin %100 fiziksel sayımını gerçekleştirmek genellikle üretim, sevkiyat, hammadde giriş/kabul, ve tesis içi malzeme hareketlerinin tamamen durdurulmasını gerektirir. Bu da yüksek operasyon maliyetini ve kompleksiteyi beraberinde getirir. Bazı işletmeler sayım süresini kısaltmak ve kolaylaştırmak için geçici personel kullansalar da bu çözüm de yeteri kadar etkin olamamaktadır. Yüksek maliyet ve kompleksiteden kurtulmak için işletmeler %100 toplam envanter sayım işlemini çok geniş aralıklarla gerçekleştirirler. Pek çok işletmede ise sayım işlemi yıl sonunda ve esasen finansal tabloların doğruluğunu sağlamak amacıyla yılda bir kere gerçekleştirilir. Sayımlar mali yılın sonunda ve bir kez yapıldığında, saptanan sapma ve uygunsuzluklar yıl sonu kayıtlar üzerinde önemli düzeltmelere neden olur.
Bu sebeple işletmeler operasyonların ihtiyaç duyduğu sürekli stok güvenilirliğini sağlamak için düşük frekanslı tek seferde %100 sayım yerine yüksek frekanslı kısmi döngüsel sayıma yönelmişlerdir. Döngüsel sayım, envanterin parça parça ve düzenli olarak sayılarak fiziksel olarak var olan malzeme stoğunu sistemdeki stok verisi ile karşılaştırmak suretiyle doğrular, envanterdeki her malzemenin (SKU) yılda en az birkaç kez sayılması sağlanır. Döngüsel sayım işletmelere birçok fayda sağlar, fakat öncelikle geleneksel düşük frekanslı %100 sayımın olumsuz etkilerini asgariye indirir. Geleneksel yıllık stok sayımların aksine, döngüsel sayım bir tesisin operasyonlarını durdurmaz ve işletmede diğer süreçler devam ederken stok güvenilirliğinin ölçülmesini ve kontrolünü sağlar. Döngüsel sayım şirketin günlük faaliyetleri devam ederken, özel olarak görevlendirilmiş bir ekibin kısmi sayım yapmasına izin verir. Sürekli yapıldığı için stok güvenilirliğini arttırır, yılda bir kere yapılan önemli düzeltmeleri engeller. Döngüsel sayımla herhangi bir malzemede (SKU) bir uygunsuzluk tespit edilirse benzer bir sapmanın depodaki diğer malzemeler için de geçerli olabileceği düşünülebilir.
Döngüsel sayımda en yaygın kullanılan üç yaklaşım vardır. Bunlardan ilki ABC stok kategorizasyonuyla sayımdır. ABC kategorizasyonu her malzemenin (SKU) eşit önemde olmadığı kabulüyle süreci başlatır. ABC kategorizasyonu öncelikle SKU’ların işletme için önemli olan parametrenin tespit edilmesi ile başlar (malzeme birim fiyat, stoktaki ortalama malzeme değeri, ortalama adet vb). Bu parametreye göre büyükten küçüğe tüm sayım yapılacak SKU’ları sıralanır. ABC kategorizasyonu 80/20 kuralını esas alır. “A", seçilen parametreye göre yüzde 80 kritik parçaları ve "B" yüzde 15, “C" ise son yüzde 5'i temsil etmektedir. Tipik bir işletmede SKU' ların yarısından fazlası "C" kategorisinde olacaktır.
En yaygın kullanılan ikinci yaklaşım ise kontrol grubu yöntemidir. Bu yöntem ile küçük miktarda kalemler denetlenerek envanter yanlışlıklarının temelinin belirlenmesi için hızlı bir yoldur. Döngüsel sayıma yeni başlayan şirketler bu yöntemle başlama eğilimi gösterirler. Kontrol grubundaki az sayıdaki malzeme kaleminin, genel envanter ve işlemleri iyi bir şekilde temsil etmesi önemlidir. Bu yöntemde ilk kontrol grubu SKU’ ları günlük ya da haftalık olarak sayılır. Ardışık 10 kez sayılan SKU’ da herhangi bir uygunsuzluğa saptanmadıkça, seçilen tüm kontrollü SKU’ lar için bu işlem tekrarlanır. İlk kontrol grubu tamamlandığında ise bir sonraki kontrol grubuna geçilebilir. Böylece sayımlar yapılıp işlemler düzeltildikten sonra, diğer tüm SKU’ lar iyileştirilmiş olacaktır.
En yaygın kullanılan üçüncü yaklaşım ise rastgele örnekleme yöntemi ile döngüsel sayım yapmaktır. Bu yaklaşım, büyük miktarda benzer envanter içeren ambarlarda yaygın şekilde kullanılır. Yöntem olarak ise rastgele seçilen SKU’ lar periyodik olarak sayılır.
İşletmenin yapısına, stok yönetimi alanındaki olgunluğuna, farklı SKU sayısına ve sayım yapılabilecek sıklığa bağlı olarak, yukarıdaki yaklaşımlardan birini diğerlerinden daha faydalı bulunabilir ve kullanabilir. Ancak burada önemli olan seçilen yöntemden daha çok döngüsel sayımın amacına hizmet etmesidir. İlk hedef stok güvenilirliğini sürekli kılmak ve uygunsuzluklar için sistemsel problem çözüm gerçekleştirmek, sapmaların tekrarlanmasını engellemektir.
Bu hedeflere ulaşabilmek için işletmelere tavsiyemiz ilk yılda en az dört tam döngüsel sayım gerçekleştirmeleridir. Bu da 52 haftalık periyot içinde 13 haftalık döngüsel sayım takvimleri oluşturulması anlamına gelmektedir. Her 13 haftalık dönemde en az bir kez tüm SKU’ ların sayabilecek şekilde bir planlama yapılması gerekmektedir. Bununla birlikte üzerinde durulması gereken önemli bir başka nokta hızlı hareket gören, yüksek hacimli SKU’ lar daha net bir ifade ile işletmenin canını yakma ihtimali yüksek kalemler ile ilgilidir. Stok güvenilirliği için bu tür kalemler 13 haftalık dönem içinde sadece bir kez sayılmamalıdır. Tavsiyemiz, bu kalemlerin ilgili takvim dönemleri içinde iki veya üç kez sayabilecek şekilde planlamasının yapılması şeklindedir.
Döngüsel sayımın ne zaman kimler tarafından nasıl bir teknikle yapılacağının belirlenmesi önemlidir. Bu konularda her işletme için tavsiye edilebilir bir çözüm bulunmamaktadır. Döngüsel sayımı yapacak ekibin tek işi döngüsel sayım olmamakla birlikte, ekip üyeleri için döngüsel sayım yapmak iş tanımlarının önemli bir parçası olmalıdır. Sapma ve uygunsuzlukların tespit edilmesi durumunda düzeltme yetkisi ve eskalasyonun da önceden belirlenmesi gereklidir. Bu durum döngüsel sayımın devamlı, doğru uygulanmasına ve işletmede sistemsel problem çözümü tetiklemesine destek olacaktır.
Son olarak, bu alandaki tecrübelerimizin bize öğrettiği en önemli husus döngüsel sayımı bu süreci hiç işletmemiş yapılarda uygulamak stok güvenilirliğinin önemini anlamaktan geçmektedir. Çünkü sadece tedarik zinciri organizasyonunun ve özellikle döngüsel sayımı gerçekleştirecek ekibin değil, tüm işletmenin bu işin neden önemli olduğunu anlaması, uygulamanın amaca uygun gerçekleştirilmesi açısından kritik öneme sahiptir.
